Organizacja pracy lub nauki – inbox

Nasz mózg to główne centrum zarządzania. Nieustannie przetwarza informacje, podejmuje decyzje i pilnuje spraw, o których „trzeba pamiętać”. Problem w tym, że bardzo łatwo go przeciążyć. Zanim więc zaczniemy naukę lub pracę wymagającą skupienia, warto na chwilę się zatrzymać i uporządkować ten wewnętrzny chaos. Odciążony mózg działa sprawniej: łatwiej się koncentruje, szybciej przyswaja wiedzę i mniej energii traci na rozpraszające myśli krążące „z tyłu głowy”.

Metoda GTD

Metoda GTD (Getting Things Done) Davida Allena to system który pozwala na zarządzanie czasem i organizację swoich zadań. Ta prosta z zasady metoda pomaga zwiększyć produktywność i zmniejszyć stres poprzez przeniesienie wszystkich zobowiązań z głowy do „zewnętrznego systemu pamięci”, aby umysł mógł skupić się na działaniu.

Metoda ta składa się z 5 kroków:

1. Zbieranie 
2. Przetwarzanie/Analizowanie 
3. Organizowanie 
4. Przeglądanie 
5. Realizowanie 

Istnieją różne modyfikacje tej metody pozwalające na użycie jej na przykład przez uczniów. Dzisiaj chcielibyśmy przedstawić jedną z nich – inbox w GTD. Jak to zastosować w praktyce? To nic trudnego!

1. ZBIERANIE

• Wybierz miejsce na Twój Inbox (może to być pusta szuflada w biurku, pudełko, teczka, organizer tekturowy lub plastikowy, itp.)
• Weź luźne kartki (z notesu, pociętą kartkę A4 na mniejsze kawałki), kartki mogą mieć też różne kolory
• Ważne: na jednej kartce zapisujemy jedno zadanie

2. PRZETWARZANIE, ANALIZOWANIE

• Zapisz wszystkie zadania, które masz do wykonania. Chaos w głowie? W takim razie spróbuj odpowiedzieć sobie na pytania:
  • Jakie lekcje masz jutro i pojutrze?
  • Jakie zadania domowe masz zadane w najbliższym czasie?
  • Czy masz zadany do wykonania jakiś projekt?
  • Czy bierzesz udział w jakichś akcjach charytatywnych?
  • Czy potrzebujesz wypożyczyć/oddać książkę z biblioteki?
  • Masz do zabrania jakieś materiały na zajęcia plastyczne?
  • Macie zaplanowaną jakąś wycieczkę? Co trzeba przygotować?
  • Czy w najbliższym czasie jest jakieś święto w szkole na które trzeba przyjść w stroju galowym?
  • Ważne daty: urodziny przyjaciół, znajomych o których chcesz pamiętać
• Jeśli masz poczucie, że o czymś zapomniałeś/zapomniałaś to przeglądnij jeszcze swoje zeszyty, może tam znajdzie się jeszcze jakaś ważna wiadomość
• Warto zapisywać wg systemu: „Co? Jak? Na kiedy?” Aby każda karta zawierała najważniejsze wiadomości

3. ORGANIZOWANIE

• Przeglądnij teraz to, co masz zapisane na kartkach, posegreguj je według schematu:
  • Które zadania musisz zrobić dzisiaj, a które jutro lub w kolejne dni?
  • Określ, ile czasu zajmie Ci realizacja każdego zadania
  • Zacznij od tych, których wykonanie zajmuje mniej niż 2 minuty np. przygotowanie przyborów matematycznych, stroju na WF, książek do biblioteki.
• Posegreguj je i zostaw przed sobą tylko te, które są do wykonania dzisiaj. To pozwoli Ci zorganizować czas, który masz przeznaczony na naukę

4. PRZEGLĄDANIE

• Regularnie przeglądaj swój inbox a nie zapomnisz o niczym ważnym

5. REALIZOWANIE

• Zabierz się do pracy a po wykonaniu każdego zadania ceremonialnie zgnieć kartkę i wyrzuć ją do kosza 🙂

Taki system zarządzania swoim czasem i pracą pozwoli Ci pozbyć się chaosu w głowie i w działaniu. Zredukujesz stres, zaplanujesz swoje zadania i łatwiej będzie Ci skupić się na tym co najważniejsze.