Rejestr czynności przetwarzania — wpis dla szkoły

Nazwa czynności	Doradztwo zawodowe z wykorzystaniem platformy Uzdolnieni.com
Administrator	Szkoła (nazwa, adres, dane kontaktowe — do uzupełnienia przez szkołę)
Podmiot przetwarzający	Uzdolnieni sp. z o.o. z siedzibą w Niepołomicach, ul. Szałwiowa 11, 32-005 Niepołomice, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001179007, NIP: 6832147490, e-mail: kontakt@uzdolnieni.com — operator platformy Uzdolnieni.com, na podstawie umowy powierzenia
Cel przetwarzania	Realizacja zadań szkoły z zakresu doradztwa zawodowego: diagnoza predyspozycji uczniów, analiza wyników, przygotowanie raportów i dokumentacji WSDZ
Podstawa prawna	Ustala Szkoła jako administrator — do uzupełnienia. W praktyce stosowane są dwa warianty. Wariant pierwszy: art. 6 ust. 1 lit. c lub e RODO, gdy działania stanowią realizację obowiązków szkoły z zakresu doradztwa zawodowego (ustawa Prawo oświatowe oraz rozporządzenie MEN z 12.02.2019 r., Dz.U. 2019 poz. 325 ze zm.); zgoda rodzica nie jest wtedy wymagana. Wariant drugi: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, gdy Szkoła uznaje udział w diagnozie predyspozycji za wykraczający poza obowiązki ustawowe i opiera go na zgodzie rodzica lub opiekuna. Wybór podstawy należy do Szkoły i powinien być spójny we wszystkich dokumentach, w tym w klauzuli informacyjnej
Kategorie osób	uczniowie, rodzice/opiekunowie (w zakresie kontaktowym), doradcy zawodowi i dyrektor
Kategorie danych	dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, klasa, login/e-mail), odpowiedzi i wyniki testów predyspozycji, treści procesu doradczego (analiza, plan działań, raporty). Brak danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) — platforma ich nie zbiera
Kategorie odbiorców	operator platformy Uzdolnieni.com — Uzdolnieni sp. z o.o. (podmiot przetwarzający, umowa powierzenia) — i jego poddostawcy infrastruktury z przechowywaniem danych na terytorium Unii Europejskiej; dostawca modelu językowego (AI) z siedzibą w Unii Europejskiej — wyłącznie dane pseudonimizowane, bez danych identyfikujących ucznia
Przekazywanie do państw trzecich	Dane przechowywane są wyłącznie na terytorium Unii Europejskiej (serwery w Niemczech). Dostawca modelu językowego ma siedzibę w Unii Europejskiej, jednak samo przetwarzanie przez model może odbywać się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Dalsze przekazanie realizuje dostawca na podstawie zabezpieczeń wymaganych przez rozdział V RODO (standardowe klauzule umowne lub decyzja o adekwatności z art. 45 RODO). Do dostawcy modelu nie trafiają dane identyfikujące ucznia, a zapytania i odpowiedzi nie są przez niego przechowywane.
Planowane terminy usunięcia	do zakończenia cyklu kształcenia ucznia w szkole (szczegóły: Polityka retencji i usuwania danych); usunięcie na żądanie administratora w każdym momencie
Środki bezpieczeństwa (art. 32 RODO)	szyfrowanie danych identyfikujących w bazie, transmisja TLS, kontrola dostępu oparta na rolach (doradca — tylko swoi uczniowie; dyrektor — wyłącznie agregaty), rozdzielenie środowisk, kopie zapasowe, rejestrowanie operacji

Minimalizacja danych

• Platforma nie wymaga adresu zamieszkania, numeru PESEL ani danych o zdrowiu ucznia.
• Konto ucznia może działać na loginie bez adresu e-mail.
• Dyrektor nie ma dostępu do danych indywidualnych uczniów — wyłącznie do agregatów na poziomie oddziałów.
• Do modelu AI nie trafiają dane identyfikujące ucznia.
• Zapytania i odpowiedzi przekazywane do dostawcy modelu nie są przez niego przechowywane (zerowa retencja).